Ein vereinbarter Behandlungstermin ist verbindlich. Mit der Terminbuchung entsteht ein Dienstvertrag (§ 611a BGB). Wird ein Termin nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagt und kann nicht neu vergeben werden, greift § 615 BGB (Annahmeverzug). Das bedeutet: Die Vergütung kann fällig werden, obwohl die Behandlung nicht stattgefunden hat – weil die Leistung eingeplant und bereitgestellt war.
Die Absagepflicht gilt grundsätzlich auch bei Krankheit oder witterungsbedingten Umständen. Uns ist bewusst, dass solche Situationen oft nicht planbar sind. Rechtlich ändert dies jedoch nichts daran, dass der Termin für Sie reserviert war und bei sehr kurzfristiger Absage in der Regel nicht neu besetzt werden kann – auch wenn wir stets bemüht sind, Termine an Patientinnen und Patienten von der Warteliste zu vergeben. Dies scheitert jedoch häufig an der Kurzfristigkeit.
Warum ist das organisatorisch so relevant?
Wir sind an die ärztlich verordnete Therapiefrequenz sowie feste Behandlungszeiträume gebunden. Zudem unterliegen wir der Wirtschaftlichkeitsprüfung der gesetzlichen Krankenkassen. Werden Fristen oder Vorgaben nicht eingehalten, erhalten wir für Behandlungen keine Vergütung. Unsere Terminplanung ist daher eng strukturiert und verbindlich.
Wird ein Termin am selben Tag abgesagt, bleibt oft eine Lücke, die sich nicht mehr schließen lässt – mit einer realen wirtschaftlichen Einbuße für die Praxis.
Erkrankt ein Therapeut, sagen selbstverständlich auch wir Termine ab – der Unterschied: Der Termin wird nachgeholt, dem Patienten entsteht kein finanzieller Nachteil. Bei kurzfristigen Absagen durch Patienten verbleibt der Ausfall hingegen bei der Praxis.
Auch im Alltag ist Verbindlichkeit üblich: Restaurants erheben Reservierungsgebühren, Reisen oder Flüge verursachen Stornokosten, Veranstaltungen verfallen ohne Erstattung. Wir verzichten bewusst auf Vorauszahlungen und setzen stattdessen auf eine faire 24-Stunden-Absagefrist.
Absagen sind jederzeit möglich – per E-Mail, Kontaktformular oder Anrufbeantworter (24/7).
Eine Ausfallrechnung ist daher keine „Bestrafung“, sondern eine rechtlich abgesicherte und wirtschaftlich notwendige Regelung – auch im Sinne der vielen Patientinnen und Patienten, die dringend auf einen Therapieplatz warten. Wir danken für ihr Verständnis
